Drodzy Skarbnicy,
Przesyłamy Wam zaproszenie na Walne Zebranie Członków PCTA wraz załącznikami.
Zapraszamy wszystkich członków na Walne Zebranie Członków PCTA (WZ), które odbędzie się w dniu 25.10.2024 r.
Tegoroczne Walne Zebranie Członków PCTA odbędzie się w formule mieszanej:
- stacjonarnej oraz
- zdalnej
Część zdalna będzie odbywała się z wykorzystaniem aplikacji MS Teams – część stacjonarna odbędzie się w Hotelu Windsor w Jachrance, Jachranka 75, 05-140 Jachranka.
Link do spotkania zostanie przekazany członkom mailowo.
Podczas Walnego Zebrania Członków będziemy chcieli przedstawić Wam i przedyskutować z Wami dwie ważne kwestie: proponowane zmiany w statucie Stowarzyszenia i zmianę wysokości składki członkowskiej.
Zauważyliśmy, że temat udzielania pełnomocnictw do głosowania na Walnym Zebraniu Członków w formie zapisanej obecnie w naszym statucie może nieść pewne ryzyka dla Stowarzyszenia, związane z potencjalnie możliwą dużą liczbą pełnomocnictw. Stowarzyszenie opiera się na osobistej aktywności członków, obowiązkiem członka jest uczestnictwo w życiu Stowarzyszenia, w tym podejmowanie decyzji na Walnym Zebraniu Członków. Aby to ułatwić, udostępniamy możliwość zdalnego uczestnictwa w Walnym Zebraniu za pośrednictwem narzędzi elektronicznych, a jednocześnie w sytuacjach, które uniemożliwiają wzięcie udziału, jest dostępna możliwość wyznaczenia pełnomocnika. W ten sposób dokładamy starań, aby każdy członek miał możliwość osobistego uczestnictwa w obradach. Uczestniczenie w zgromadzeniach osób, które reprezentują kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu członków, byłoby zaprzeczeniem istoty stowarzyszenia, które jest przecież oparte na osobistym zaangażowaniu.
Uznaliśmy, że dla dobra nas wszystkich jako członków należy tę kwestię uregulować. Aby zrobić to prawidłowo, zasięgnęliśmy porady prawnika – dr. hab. prof. UŁ Szymona Byczko, który po analizie tematu zaproponował odpowiednie zmiany. Tę propozycję przesyłamy Wam w załączeniu jako projekt uchwały. Pan Profesor będzie też obecny na Walnym Zebraniu Członków, aby w razie pytań czy wątpliwości wesprzeć nas wiedzą prawniczą i udzielić nam odpowiedzi dotyczących proponowanych zmian.
Drugą sprawą, którą chcemy przedyskutować z Wami, jest wysokość składki członkowskiej. Zarząd przeanalizował temat wysokości składki członkowskiej w naszym Stowarzyszeniu. Wysokość składki nie była zmieniana od 2011 roku. W tym czasie koszty prowadzenia działalności wzrosły w wyniku inflacji, a także w związku z rozwojem Stowarzyszenia.
Ponadto Stowarzyszenie jest zobowiązane do przedstawiania w sprawozdaniach finansowych osobno przychodów i kosztów działalności statutowej i gospodarczej. W związku z tym uzasadnionym i rozsądnym działaniem jest, aby w ramach każdej z tych działalności koszty były pokrywane z odpowiednich przychodów. Jeśli chcielibyśmy, aby działalność statutowa była finansowana w 100% ze składek członkowskich, wysokość składki powinna wynosić 600 złotych za rok. Zarząd jednak rekomenduje, żeby składki pokrywały nie całość, a przeważającą część kosztów działalności statutowej i w związku z tym proponuje wysokość składki na poziomie 500 złotych za rok.
Mamy nadzieję, że wszyscy skorzystają ze swoich praw Członka PCTA i wezmą udział w WZ zdalnym oraz wezmą udział w głosowaniach
- Wszystkie głosowania (też dla fizycznie uczestniczących podczas trwania WZ w czasie rzeczywistym) będą odbywały się zdalnie poprzez narzędzie SecretVote,
Nie będzie możliwości oddania głosów w inny sposób.
- W związku z powyższym każdy uczestnik Walnego Zebrania (zarówno zdalnego, jak stacjonarnego) musi posiadać urządzenie (komputer/ laptop/ smartfon) z dostępem do internetu.
- Wszyscy członkowie, którzy podali dane kontaktowe w postaci adresu e-mail oraz nr telefonu komórkowego, logują się na stronę https://pcta.secretvote.pl w celu pobrania kodów do głosowań.
W załączeniu przesyłamy Wam Regulamin Walnego Zebrania Członków PCTA wraz z instrukcją SecretVote oraz wzorem pełnomocnictwa do udziału w WZ i głosowania, a także projekty uchwał.
Ze względów organizacyjnych i technicznych prosimy o jak najszybsze przesłanie oryginałów pełnomocnictw.
Za oryginał uznaje się:
- upoważnienie podpisane odręcznie w formie papierowej (nie skan, nie kopia)
W przypadku przesyłania pocztą adres do wysyłki: Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych, ul. Domaniewska 47/10, 02-672 Warszawa) lub
- podpisane w formie elektronicznej podpisem kwalifikowanym (przekazane emailem na adres anna.augustynowicz@pcta.pl, plik pdf z możliwością weryfikacji podpisu).
Dostarczenie pełnomocnictw winno nastąpić w według zasad określonych w par. 17 p. 5 statutu i par. 5 p. 3 Regulaminu Walnego Zebrania Członków PCTA.
Osoba, która udziela pełnomocnictwa:
- musi sama wygenerować token i klucz do głosowania i przekazać je osobie upoważnionej do głosowania, zgodnie z par. 5 p. 5 Regulaminu Walnego Zebrania Członków PCTA: „Członek PCTA, który udzielił pełnomocnictwa do uczestnictwa w WZ, udostępnia Pełnomocnikowi token i klucz do systemu SecretVote – służące do uczestnictwa w głosowaniach, zarówno jawnych i tajnych.” i par. 5 p. 6 Regulaminu Walnego Zebrania Członków PCTA: „Nieprzekazanie przez Mocodawcę tokenu i klucza do systemu SecretVote Pełnomocnikowi skutkuje brakiem możliwości oddania głosów przez Pełnomocnika.”.
Liczymy jednak na Wasz indywidualny liczny udział!
Proponujemy Wam dwa terminy spotkań testowych na platformie Teams w celu przećwiczenia sposobu głosowania za pomocą narzędzia SecretVote:
15.10.2024 (wtorek), godz. 14.00,
15.10.2024 (wtorek), godz. 18.00,
Linki do spotkań zostaną przekazane członkom mailowo.
Spotkania testowe nie są obowiązkowe, mają one na celu przećwiczenie sposobu głosowania przez osoby, które czują taką potrzebę.
Zalogowanie się do strony https://pcta.secretvote.pl, przy użyciu adresu e-mail lub telefonu zgłoszonego do PCTA, pozwala na pobranie klucza i tokena do głosowań za pomocą narzędzia SecretVote.
- W przypadku dwóch adresów mailowych przypisanych do danej osoby możliwe jest zalogowanie się tylko przy użyciu jednego adresu.
- Osoby, które nie podały numerów telefonów komórkowych lub podały numer zagraniczny, mogą zalogować się tylko adresem e-mail.
- Po zalogowaniu członek PCTA otrzymuje wiadomość (e-mail lub SMS) z indywidualnym kodem. Ten kod należy wykorzystać do pobrania indywidualnego klucza do głosowań jawnych oraz anonimowego tokena do głosowań tajnych. Czasem taka wiadomość trafia do SPAM-u. Gdyby ktoś nie dostał info z SecretVote, prosimy o kontakt (na adres anna.augustynowiczpcta.pl).
Dalej należy postępować zgodnie z instrukcją użytkowania narzędzia SecretVote (w załączniku). Pamiętać należy, iż otrzymany token i klucz należy zapisać sobie trwale, aby móc autoryzować następnie swoje głosowania. Otrzymany TOKEN i KLUCZ będzie obowiązywał również na walnym w dniu 25 października 2024.
Na spotkaniu testowym przećwiczymy następujące działania: testowe przygotowanie i zatwierdzenie listy obecności, jedno głosowanie jawne, jedno głosowanie tajne. Oddawanie głosów w ramach ćwiczeń będzie możliwe wyłącznie w dniu spotkania testowego w godzinach 14.00-15.00 i 18.00-19.00.
Będzie można też uzyskać odpowiedzi na pytania związane z systemem i narzędziem SecretVote.
=================================================================================
Zaproszenie na Walne Zebranie Członków
Na mocy par. 12 pkt 1. Statutu Stowarzyszenia Polskich Skarbników Korporacyjnych (SPSK/PCTA) zwołujemy w imieniu Zarządu Walne Zebranie Członków SPSK w dniu 25 października 2024 roku o godzinie 16.30, które odbędzie się w formule mieszanej, zdalnej w aplikacji MS Teams oraz stacjonarnej w Hotelu Windsor w Jachrance, Jachranka 75, 05-140 Jachranka. Link do spotkania zostanie przesłany w osobnej korespondencji.
Jednocześnie, w wypadku gdyby z braku odpowiedniej liczby uczestników w pierwszym terminie Walne Zebranie nie doszło do skutku, zgodnie z par. 14 pkt 2. wyznaczamy w imieniu Zarządu drugi termin Walnego Zebrania Członków w dniu 25 października 2024 roku o godzinie 16.45, które odbędzie się formule mieszanej, zdalnej w aplikacji MS Teams oraz stacjonarnej w Hotelu Windsor w Jachrance, Jachranka 75, 05-140 Jachranka.
Porządek obrad:
- Otwarcie obrad przez Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej lub jego zastępcę.
- Wybór Przewodniczącego Zebrania.
- Wyznaczenie przez Przewodniczącego Zebrania protokolanta.
- Przedstawienie proponowanych przez Zarząd zmian w statucie i dyskusja nad tą propozycją.
- Przedstawienie proponowanej przez Zarząd wysokości składki członkowskiej i dyskusja nad tą propozycją.
- Głosowanie nad zatwierdzeniem zmian w statucie.
- Głosowanie nad uchwaleniem wysokości składki członkowskiej.
- Wolne wnioski.
- Zamknięcie Walnego Zebrania Członków SPSK.
Zgodnie z par. 13 ust. 2 statutu "Walne Zebranie pracuje według ustalonego porządku obrad. Proponowany porządek obrad może być przez Walne Zebranie zmieniony lub rozszerzony. Porządek nie może być rozszerzony o punkty dotyczące zmiany Statutu lub rozwiązania Stowarzyszenia".
Zarząd PCTA