Regulamin uczestnictwa w XXXV Spotkaniu Zawodowym organizowanym przez Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych (PCTA)

Załącznik nr 1 „Klauzula Informacyjna” oraz Załącznik nr 2 „Oświadczenie o wyrażeniu zgody na utrwalanie wizerunku oraz głosu” stanowią integralną część regulaminu.

1. Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych (zwane dalej PCTA) w ramach swojej działalności statutowej organizuje konferencje, spotkania tematyczne i inne spotkania edukacyjno-integracyjne (zwane łącznie dalej Spotkaniami) dla swoich członków i innych uczestników (zwanych łącznie dalej Uczestnikami).

2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część warunków uczestnictwa w Spotkaniach i obowiązują wszystkich Uczestników. Przepisy Regulaminu obowiązują także Uczestników nie będących członkami PCTA za wyjątkiem punktu 3 d, a w przypadku przedstawicieli Partnerów (Partnerami zwane są podmioty współpracujące przy organizacji danego Spotkania) i gości zaproszonych przez Partnerów danego Spotkania także punktów 3 b, c.

3. Warunkiem udziału w Spotkaniach PCTA jest:

a) Pozostawanie członkiem PCTA lub posiadanie zaproszenia od PCTA na dane Spotkanie, przy czym poprzez posiadanie zaproszenia od PCTA rozumie się uzyskanie zaproszenia przez potencjalnego uczestnika po decyzji Zarządu, jak i prawo uczestniczenia w Spotkaniu wynikające z zaakceptowania przez Zarząd warunków uczestnictwa przedstawicieli Partnera i osób zaproszonych przez Partnera jako goście.

b) Zgłoszenie uczestnictwa w Spotkaniu w sposób określony w informacji o organizowanym Spotkaniu. Jeśli nie będzie innej informacji o formie zgłoszenia – to zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej PCTA.

c) Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez PCTA, o ile udział w danym Spotkaniu jest odpłatny lub częściowo odpłatny.

d) Brak zaległości w regulowaniu składek członkowskich PCTA (w tym za rok bieżący – gdy Spotkanie odbywa się po obowiązującym terminie uregulowania składki za dany rok lub gdy warunek opłaty składek za bieżący rok został dodatkowo określony w informacji o Spotkaniu).

4. Liczba miejsc udziału w każdym Spotkaniu jest ograniczona. O udziale w Spotkaniu decyduje kolejność zgłoszeń lub wpłat (jeśli Spotkanie jest częściowo lub w całości odpłatne) lub inne warunki określone w informacji o Spotkaniu.

5. W przypadku rezygnacji z udziału w Spotkaniu wniosek o zwrot uiszczonej opłaty nie jest uwzględniany gdy do dnia rozpoczęcia Spotkania pozostało mniej niż 14 dni kalendarzowych lub gdy minął termin podany w informacji o Spotkaniu.

6. Uczestnik zapisując się na udział w Spotkaniu przyjmuje do wiadomości, że Administratorem jego danych osobowych jest Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 47/10, KRS 0000300984, NIP 5222896933, adres e-mail: pcta@pcta.pl, zwane dalej „Stowarzyszeniem”.

7. PCTA oraz Partnerzy mogą podczas Spotkań przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Spotkania dla celów dokumentacji, promocji PCTA i Partnerów. Uczestnik może wyrazić, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Regulaminu, zgodę na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez PCTA i Partnerów jego wizerunku/głosu/wypowiedzi w swoich materiałach promocyjnych i marketingowych. Warunkiem publikacji zdjęć i nagrań ze Spotkania na stronie internetowej PCTA lub Partnera oraz wykorzystania w materiałach promocyjnych jest wyrażenie przez osoby znajdujące się na nich zgody, z tym zastrzeżeniem, że zgody nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości.

8. Wyrażenie zgody jak w pkt. 7 powyżej, jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Spotkania mogą zostać umieszczone na stronie internetowej PCTA lub Partnera oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się tym samym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem PCTA i/lub Partnera, z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie. Zdjęcia pobrane ze strony internetowej PCTA, z części dostępnej po zalogowaniu nie mogą być wykorzystywane publicznie.

9. Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zapisów regulaminu obiektu, obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowane jest Spotkanie, w tym w szczególności zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane ze Spotkaniem, jak również w miejscach zakwaterowania.

10. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, iż w sytuacji stwierdzenia przez PCTA, iż Uczestnik narusza zapisy Regulaminu, PCTA uprawnione jest do odmowy Uczestnikowi prawa udziału w Spotkaniu i żądania opuszczenia przez Uczestnika miejsca Spotkania lub terenu obiektu, w którym organizowane jest Spotkanie. W takich przypadkach PCTA zachowuje prawo do opłaty za Spotkanie.

11. PCTA nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Spotkania.

12. Aktualny Regulamin jest dostępny na stronie internetowej www.pcta.pl.

Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Spotkania (punkt 3b) lub przybycie na Spotkanie, gdy jest się Uczestnikiem zaproszonym przez PCTA (punkt 3a) jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.

Załącznik nr 1 do Regulaminu: Klauzula Informacyjna

Załącznik nr 2 do Regulaminu: Oświadczenie o wyrażeniu zgody na utrwalanie wizerunku oraz głosu

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako „RODO”) informujemy, że:

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 47/10, KRS 0000300984, NIP 5222896933, adres e-mail: pcta@pcta.pl, zwane dalej „Stowarzyszeniem”.

Ze Stowarzyszeniem w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych może Pani/Pan skontaktować się wysyłając wiadomość na adres e-mail: pcta@pcta.pl lub w formie pisemnej wysłanej na adres: Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych z siedzibą w Warszawie, 02-672 Warszawa, ul. Domaniewska 47/10.

II. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Stowarzyszenie będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w postaci: imienia i nazwiska, nazwy firmy, stanowiska, adresu poczty elektronicznej, numeru telefonu, a w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana odrębnej zgody, także w postaci wizerunku i głosu – w związku z Pani/Pana uczestnictwem w XXXV Spotkaniu Zawodowym PCTA organizowanym przez Stowarzyszenie w dniach 22-24.05.2025 w Jachrance.

III. Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe Stowarzyszenie będzie przetwarzać w następujących celach:

1. w celu prawidłowej organizacji wydarzenia przez Stowarzyszenie, obsługi Pani/Pana zgłoszenia na wydarzenie oraz umożliwienia Pani/Panu uczestnictwa w wydarzeniu, co stanowi prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia - podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
2. w celu wymiany korespondencji, w tym elektronicznej, m.in. w celu kontaktu w sprawach związanych z wydarzeniem, co stanowi prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia - podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
3. w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia - podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
4. w zakresie realizacji obowiązków prawnych ciążących na Stowarzyszeniu, w tym związanych z rachunkowością i obowiązkami podatkowymi, w szczególności jeżeli dokonywał/a Pani/Pan wpłat na rzecz Stowarzyszenia - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
5. dokumentowania przebiegu wydarzenia oraz utrwalenia wizerunku uczestników, a także publikacji filmów i zdjęć na potrzeby działalności informacyjnej i promocyjno-marketingowej o działalności Stowarzyszenia, na podstawie odrębnie wyrażonej zgody przez uczestnika wydarzenia – podstawa art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

IV. Okres przechowywania danych 

Dane osobowe będą przetwarzane:

a) do czasu wycofania zgody dotyczącej przetwarzania danych, w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie udzielonej zgody,

b) niezbędny do zachowania zgodności z przepisami prawa, w szczególności do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wygaśnięcia obowiązku archiwizacji wynikającego z przepisów prawa, w tym obowiązku dotyczącego przechowywania dokumentów księgowych,

c) na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Stowarzyszenia – przez czas niezbędny do osiągnięcia celu (w szczególności przedawnienia potencjalnych roszczeń) lub zgłoszenia przez Panią/Pana skutecznego sprzeciwu.

V. Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych osobowych przez Panią/Pana jest całkowicie dobrowolne, lecz w przypadku odmowy ich podania nie będzie możliwe wzięcie udziału w wydarzeniu. Podanie przez Państwa niektórych danych osobowych może być obowiązkowe w przypadku dokonywania przez Panią/Pana wpłat na rzecz Stowarzyszenia, gdyż bez ich podania niemożliwe będzie wywiązanie się przez Stowarzyszenie z obowiązków prawnych.  Wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku i głosu jest całkowicie dobrowolne.

VI. Odbiorcy danych

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie odrębnych przepisów prawa, upoważnieni pracownicy/współpracownicy Stowarzyszenia, dostawcy usług technicznych i organizacyjnych, oraz podmioty, które świadczą usługi na rzecz Stowarzyszenia i którym Stowarzyszenie powierzyło przetwarzanie danych osobowych – z zachowaniem wszelkich gwarancji zapewniających bezpieczeństwo przekazywanych danych.

VII. Prawa osób, których dane dotyczą

1. W granicach przepisów prawa ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich danych osobowych, w szczególności jako formy kontroli przetwarzania przez Stowarzyszenie swoich danych osobowych, w szczególności uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych.
2. W granicach przepisów prawa ma Pani/Pan również prawo dokonywania zmian, uzupełniania, przenoszenia, sprostowania i aktualizacji przetwarzanych przez Stowarzyszenie swoich danych osobowych.
3. W granicach przepisów prawa ma Pani/Pan również prawo żądania usunięcia przetwarzanych przez Stowarzyszenie swoich danych
4. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody, to ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych poprzez zgłoszenie tego Stowarzyszeniu poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: pcta@pcta.pl lub w formie pisemnej wysłanej na adres: Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych z siedzibą w Warszawie, 02-672 Warszawa, Domaniewska 47/10. W takich sytuacjach Stowarzyszenie dostosuje się do Pani/Pana decyzji w stosunku do przyszłych aktywności, co oznacza, że cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonywanego przed cofnięciem zgody.
5. Ma Pani/Pan prawo – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa – zażądać od Stowarzyszenia ograniczenia przetwarzania swoich danych
6. Z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją oraz w granicach przepisów prawa ma Pani/Pan prawo złożyć sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych przez Stowarzyszenie opartego na realizacji jego uzasadnionego prawnie interesu.
7. Realizacja powyższych praw może nastąpić poprzez przesłanie oświadczenia o stosownej treści w jeden z podanych sposobów do kontaktu ze Stowarzyszeniem.
8. W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Stowarzyszenie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa, może Pani/Pan skierować skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

VIII. Pozostałe informacje

1. Stowarzyszenie nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w żadnym procesie.
2. Dane osobowe przetwarzane przez Stowarzyszenie co do zasady nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych. Pani/Pana dane mogą jednak być przekazane do podmiotu współpracującego ze Stowarzyszeniem mającego siedzibę na terytorium Wielkiej Brytanii. W takim przypadku Stowarzyszenie stosuje sposób zabezpieczenia danych osobowych zgodny z zasadami przewidzianymi w Rozdziale V RODO.

Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią niniejszej klauzuli informacyjnej: ………………………….……………………………………………

(data, czytelny podpis imieniem i nazwiskiem)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

OŚWIADCZENIE O WYRAŻENIU ZGODY

NA UTRWALANIE WIZERUNKU ORAZ GŁOSU

Ja, niżej podpisany ………………………………………………………………………………………. (imię i nazwisko) oświadczam, że zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r.  o prawie autorskim i prawach pokrewnych wyrażam zgodę na utrwalanie oraz wielokrotne, nieograniczone czasowo nieodpłatne rozpowszechnianie przez Stowarzyszenie w ramach prowadzonych działań informacyjnych
i promocyjno-marketingowych mojego wizerunku oraz głosu utrwalonych w związku z moim uczestnictwem w XXXV Spotkaniu Zawodowym PCTA organizowanym przez Stowarzyszenie w dniach 22-24.05.2025 w Jachrance.

Niniejsza zgoda obejmuje następujące pola eksploatacji: wykorzystanie, utrwalanie, obróbkę i powielanie wykonanych zdjęć oraz plików video, obrót egzemplarzami, na których utrwalono mój wizerunek i głos oraz na zwielokrotnianie wizerunku wszelkimi dostępnymi technikami i metodami, rozpowszechnianie oraz publikowanie w materiałach służących promocji działalności Stowarzyszenia, w szczególności w: za pośrednictwem dowolnego medium (np. strona internetowa, profil w serwisie LinkedIn), w materiałach promocyjnych (m.in.: w folderach, ulotkach), materiałach konferencyjnych (np. prezentacjach), informacjach prasowych, z tym zastrzeżeniem, że w/w zmiany i modyfikacje nie mogą zniekształcać mojego wizerunku lub głosu.

Wyrażam również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO zgodę na przetwarzanie przez Stowarzyszenie moich danych osobowych w postaci mojego wizerunku oraz głosu w związku moim udziałem w XXXV Spotkaniu Zawodowym PCTA i utrwaleniem przebiegu tego wydarzenia organizowanego przez Stowarzyszenie w dniach 22-24.05.2025 w Jachrance oraz w celach marketingowych, w tym w szczególności: na potrzeby działalności informacyjnej i promocyjno-marketingowej o działalności Stowarzyszenia.

………………………………………….……………………………………………

(data, czytelny podpis imieniem i nazwiskiem)

Regulamin uczestnictwa w XXXV Spotkaniu Zawodowym organizowanym przez Stowarzyszenie Polskich Skarbników Korporacyjnych (PCTA) [PDF, 187 KB]

Organizations